Een professionele factuur schrijven in 5 stappen

Een professionele factuur schrijven in 5 stappen

Elke freelancer en kleine ondernemer moet facturen versturen. Maar velen sturen onvolledige of onprofessionele facturen — en dat kost tijd, geld en late betalingen.

Deze gids laat precies zien wat je op een factuur moet zetten, hoe je hem correct opmaakt en hoe je er een verstuurt die echt betaald wordt.

1. Zet je bedrijfsgegevens bovenaan

Een factuur begint met wie je bent. Zet je bedrijfsinformatie duidelijk helemaal bovenaan:

• Bedrijfsnaam (of je eigen naam als je freelancer bent)
• Je adres (volledig adres, niet alleen de stad)
• Je telefoonnummer (zodat ze kunnen bellen met vragen)
• Je e-mailadres (belangrijkste contactmethode)
• Je website (als je die hebt)

Dit komt in de linkerbovenhoek of bovenaan in het midden van de factuur. Houd het simpel — alleen de basis, geen logo nodig (al oogt een logo professioneler).

2. Geef je factuur een uniek nummer

Elke factuur die je verstuurt moet een opeenvolgend factuurnummer hebben. Dit is niet onderhandelbaar om boekhoudkundige en fiscale redenen.

Gebruik een van deze formaten:

• Opeenvolgend: 001, 002, 003, enz.
• Op datum gebaseerd: 2025-01, 2025-02 (per maand)
• Met voorvoegsel: INV-001, INV-002 (maakt duidelijk dat het een factuur is)

Sla nooit een nummer over (niet van INV-5 naar INV-8 springen). Gaten wekken argwaan bij accountants en de Belastingdienst.

3. Vermeld de factuur- en vervaldatum

Twee datums tellen op elke factuur:

• Factuurdatum: wanneer je hem verstuurde (meestal vandaag)
• Vervaldatum: wanneer de betaling verschuldigd is (meestal 15, 30 of 60 dagen later)

Formaat: gebruik een duidelijk datumformaat zoals DD-MM-JJJJ (volgens de standaard van je land).

4. Vermeld je klant en waarvoor je factureert

Het gedeelte "Factureren aan" geeft aan wie jou geld verschuldigd is. Vermeld:

• Klantnaam (volledige bedrijfsnaam of naam van de persoon)
• Klantadres (postadres)
• Contact-e-mail (hun e-mail, zodat ze weten dat het voor hen is)

Daaronder vermeld je waarvoor je in rekening brengt:

5. Toon het totaal, de btw en de betalingsvoorwaarden

Onderaan toon je het verschuldigde bedrag:

``` Subtotaal: $3,250 Btw (10%): $325 Totaal te betalen: $3,575 Betaald bedrag: $0 Openstaand saldo: $3,575 ```

Vermeld ook:

• Betalingsvoorwaarden: "Net 30" of "Vervalt op [datum]"
• Hoe te betalen: "Betaal via bankoverschrijving naar [rekening]" of "Klik hier om online te betalen"
• Je notities: "Bedankt voor je vertrouwen!" of speciale instructies

Als je korting voor vroege betaling biedt, vermeld het: "2% korting bij betaling vóór 20 januari".

Samenvatting

Een professionele factuur bevat:

1. Je bedrijfsgegevens
2. Een opeenvolgend factuurnummer
3. Factuurdatum + vervaldatum
4. Het gedeelte "Factureren aan" (wie jou verschuldigd is)
5. Regels (waarvoor je in rekening brengt)
6. Totalen (subtotaal, btw, openstaand saldo)
7. Betaalmethode (hoe je betaald wordt)

[Maak je eerste factuur gratis](/create-free-invoice) — duurt 60 seconden, geen account nodig.